Bilingual Client Onboarding & Servicing Specialist (Wealth Management)

Bilingual Client Onboarding & Servicing Associate
(French version below)
Vesta Wealth Partners is a Calgary-based wealth management firm offering active, passive, factor-based, and alternative investment solutions. We partner closely with clients to design optimal portfolios and deliver a consistent, high-quality service experience.
We are seeking a Bilingual Client Onboarding & Servicing Associate to support both high-touch client servicing and scalable onboarding operations.
This role operates across two core areas:

High-touch support: partnering closely with Associate Portfolio Managers (APMs) to support the delivery of a precise, responsive experience for high-net-worth clients
Scalable operations: managing structured onboarding and servicing workflows with efficiency, accuracy, and consistency

Success in this role requires the ability to move seamlessly between these two environments - maintaining discipline in repeatable processes while applying sound judgment, prioritization, and adaptability in more complex situations.

This position is open to candidates across Canada, with core working hours aligned to the Mountain Time zone.

What You’ll Do
Client Onboarding & Workflow Management

Own end-to-end onboarding workflows, ensuring accuracy, completeness, and timeliness
Proactively move onboarding files forward and follow through on outstanding items
Coordinate with internal teams and custodians to ensure smooth execution

Client Servicing Support

Support Associate Portfolio Managers (APMs) in delivering a high-quality client experience
Manage incoming servicing requests with urgency and sound judgment
Ensure all work reflects the level of care expected for high-net-worth clients

Account & Transaction Administration

Process account updates, EFTs, wires, transfers, and related transactions
Monitor and follow up on transfers and account activity with custodians
Maintain accurate and up-to-date client records across systems

Reporting & Deliverables

Prepare and distribute client reports and tax documents
Ensure deliverables are accurate, complete, and delivered on time

Cross-Functional Collaboration & Continuous Improvement

Partner closely with APMs in a high-accountability working relationship
Identify opportunities to improve workflows, data quality, and efficiency
Support automation, compliance, and operational improvement initiatives


What You Bring
Required

Bilingual in French and English
3+ years of experience in wealth management, financial services, or a similar environment
Strong attention to detail and a high standard for accuracy
Proven ability to manage competing priorities in a fast-paced environment
Sound judgment and ability to work independently with minimal direction
Clear, professional written and verbal communication skills
Comfort working with data, systems, and evolving processes
Ability to balance structured, process-driven work with dynamic, high-priority requests

This role is well suited for someone who:

Thrives in environments where expectations are high and pace is fast
Takes ownership and follows through reliably
Is comfortable working with detail-oriented and highly driven partners
Understands the importance of precision when supporting high-net-worth clients

Nice to Have

Experience supporting high-net-worth clients
Familiarity with custodians and onboarding workflows
Experience with automation tools or client portals
Knowledge of Canadian securities regulations

Why Join Vesta

Work with a collaborative, high-performing, client-focused team
Contribute to a consistent, high-quality client experience
Opportunity to grow within a dynamic and evolving organization


If you are someone who takes pride in accuracy, can adapt to shifting priorities, and enjoys working in both structured and fast-paced environments, we’d love to hear from you.
We thank all applicants for their interest. Only those selected for an interview will be contacted.

Associé(e) bilingue – Intégration et service à la clientèle
Vesta Wealth Partners est une société de gestion de patrimoine basée à Calgary offrant des solutions d’investissement actives, passives, factorielles et alternatives. Nous collaborons étroitement avec nos clients afin de concevoir des portefeuilles optimaux et offrir une expérience client cohérente et de grande qualité.
Nous sommes à la recherche d’un(e) associé(e) bilingue – intégration et service à la clientèle pour soutenir à la fois des activités à haut niveau de service client et des opérations d’intégration structurées et évolutives.
Ce rôle s’articule autour de deux volets principaux :

Soutien à haut niveau de service : collaboration étroite avec les gestionnaires de portefeuille adjoints (APM) afin de soutenir une expérience client précise et réactive pour une clientèle fortunée
Opérations évolutives : gestion des processus d’intégration et de service à la clientèle de manière efficace, rigoureuse et cohérente

La réussite dans ce rôle repose sur la capacité à passer efficacement d’un environnement à l’autre, en combinant rigueur opérationnelle et jugement dans des situations plus complexes.
Ce poste est ouvert aux candidats à travers le Canada, avec des heures de travail alignées sur le fuseau horaire des Rocheuses.

Responsabilités principales
Intégration des clients et gestion des processus

Gérer les processus d’intégration de bout en bout avec exactitude et rigueur
Faire progresser les dossiers de manière proactive et assurer le suivi des éléments en suspens
Coordonner avec les équipes internes et les dépositaires pour assurer une exécution fluide

Soutien au service à la clientèle

Soutenir les APM dans la prestation d’un service client de haute qualité
Gérer les demandes avec rapidité et jugement
S’assurer que le travail reflète les standards attendus pour une clientèle fortunée

Administration des comptes et transactions

Traiter les mises à jour de comptes, transferts, EFT, virements et autres transactions
Assurer le suivi des transferts et des activités auprès des dépositaires
Maintenir des dossiers clients exacts et à jour

Rapports et livrables

Préparer et distribuer les rapports clients et documents fiscaux
Assurer l’exactitude et le respect des échéanciers

Collaboration et amélioration continue

Travailler en étroite collaboration avec les APM dans un environnement exigeant
Identifier des opportunités d’amélioration des processus et de la qualité des données
Contribuer aux initiatives d’automatisation, de conformité et d’amélioration opérationnelle


Profil recherché
Exigences

Bilinguisme (français et anglais)
Minimum de 3 ans d’expérience en gestion de patrimoine, services financiers ou domaine connexe
Grande attention aux détails et souci de la qualité
Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
Bon jugement et autonomie dans l’exécution du travail
Excellentes compétences en communication écrite et verbale
Aisance avec les systèmes, les données et les environnements en évolution
Capacité à équilibrer un travail structuré avec des demandes plus complexes et urgentes

Ce rôle convient particulièrement à une personne qui :

Performante dans un environnement exigeant et rapide
Fait preuve d’initiative et de sens des responsabilités
Est à l’aise de travailler avec des partenaires rigoureux et orientés résultats
Comprend l’importance de la précision dans un contexte de clientèle fortunée

Atouts

Expérience auprès d’une clientèle fortunée
Connaissance des dépositaires et des processus d’intégration
Expérience avec des outils d’automatisation ou portails clients
Connaissance de la réglementation canadienne en valeurs mobilières

Pourquoi se joindre à Vesta

Faire partie d’une équipe collaborative et axée sur le client
Contribuer à une expérience client de grande qualité
Évoluer au sein d’une organisation en croissanceSi vous êtes quelqu'un qui est fier de la précision, qui sait s'adapter aux priorités changeantes et que vous aimez travailler dans des environnements structurés et dynamiques, nous serions ravis d'avoir de vos nouvelles. Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.


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