Sales Operations Specialist (w/m/d)
Über die Rolle Im Enterprise Sales läuft vieles gleichzeitig und als Sales Operations Specialist sorgst du dafür, dass aus diesem Zusammenspiel ein eingespieltes Orchester wird. Als operative Schaltzentrale unseres Sales Teams übernimmst du zentrale Aufgaben entlang des gesamten Sales-Zyklus: Angebotserstellung, Pricing, Dokumentation, Übergabe – du behältst den Überblick, wenn andere im Detail stecken. Dabei geht es nicht ums Abarbeiten, sondern ums Mitdenken. Du erkennst Chancen zur Optimierung, strukturierst aktiv und steuerst Prozesse über verschiedene Sales-Stages hinweg – verlässlich, vorausschauend, mit Weitblick. Deine Aufgaben Angebots- & Proposal-Unterstützung: Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Angebots- und Proposal-Dokumenten Pricing & Kalkulationslisten: Erstellung und Pflege von Preis-, Kalkulations- und Barb-Listen sowie Pricing Sheets RFP- & Ausschreibungs-Support: Unterstützung bei der Bearbeitung von RFPs und Ausschreibungen inklusive zugehöriger Unterlagen Vertrags- & Dokumentenmanagement: Bereitstellung, Pflege und strukturierte Ablage von Vertragsunterlagen und Vorlagen Sales-Handover-Unterstützung: Administrative Begleitung und Dokumentation von Übergaben aus dem Sales-Bereich Ticket- & Aufgabenkoordination: Annahme, Priorisierung und Bearbeitung von Ticketanfragen aus dem Sales-Team CRM- & Datenpflege: Pflege und Anreicherung von CRM-/CM-Daten sowie Sicherstellung einer sauberen Dokumentenablage Reporting: Erstellung und Aufbereitung von Reports und KPI-Auswertungen Präsentations- & Vertriebsunterlagen: Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Sales-Materialien Asset- & Preisunterstützung: Aufbereitung von Asset-Listen sowie Unterstützung bei Abstimmungen mit Einkauf und Finance Was Everphone dir bietet Dein Wohlbefinden ist unser Investment Bezuschusste Mitgliedschaften beim Urban Sports Club 30 Urlaubstage pro Jahr Monatlich bis zu 50 € Extra-Guthaben über Circula (für Lebensmittel, Drogerie, Baumärkte, Tankstellen u. a.) Jährlicher Mobilitätszuschuss von 348 € für den ÖPNV Zugang zur High Five App mit einem täglichen Budget Zugang zu mentaler Gesundheitsunterstützung über Voiio Die Möglichkeit für bis zu 4 Wochen im EU Ausland zu arbeiten Betrieblicher Altersvorsorgezuschuss Jährliche Grippeschutzimpfungen und Sehtests Frisches Obst, gesunde Snacks, hochwertige Kaffeespezialitäten und Softdrinks Ein Arbeitsumfeld, das mehr bietet Laptop und Smartphone deiner Wahl Ergonomische Stühle und höhenverstellbare Schreibtische Hundefreundliches Büro Gemeinschaft & Zusammenhalt Wöchentliche bezahlte Company Lunches und Frühstücks-Events Sommer- und Winterfest Teilnahme an unseren Employee Resource Groups Lernen gehört zum Job Zugang zur Everphone Academy Interne Lernplattform EverLearn – Lernen voneinander und miteinander Vollständig finanzierte Sprachkurse (Deutsch & Englisch) Regelmäßige interne Workshops und Lernformate Das bringst du mit Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung in administrativen, operativen oder backoffice-nahen Tätigkeiten im Vertriebs- oder Angebotsumfeld Dokumentenerfahrung: Erfahrung im Umgang mit Angebotsunterlagen, Preis- und Kalkulationslisten sowie Angebots- und Vertragsdokumenten Prozessverständnis: Fähigkeit, standardisierte Prozesse zuverlässig anzuwenden und Aufgaben strukturiert umzusetzen Ticketbasiertes Arbeiten: Erfahrung oder hohe Affinität zur Bearbeitung, Priorisierung und Nachverfolgung von Sales-Tickets Systemkenntnisse: Sicherer Umgang mit CRM- oder vergleichbaren Systemen (z. B. Salesforce) Daten- & Dokumentenpflege: Erfahrung in der Pflege von Daten, Dokumentenmanagement und strukturierten Ablagesystemen Organisation & Priorisierung: Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten und effektiv nach Prioritäten sowie Deadlines zu strukturieren Arbeitsweise: Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise bei der Bearbeitung von Angeboten, Pricing Sheets und Reports Präsentation & Reporting: Erfahrung in der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsmaterialien und Reportings Sales-Verständnis: Grundlegendes Verständnis für vertriebliche Abläufe entlang des gesamten Sales-Zyklus (Angebot → Vertrag → Übergabe) Ausschreibungen: Bereitschaft, sich in Ausschreibungen (RFPs) einzuarbeiten und diese unterstützend zu begleiten Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift