Project/Program Specialist (Jira Admin)

Job Requisition ID #26WD96538L'affichage de poste en français suivra / The French job posting follows.Position SummaryThe Project/Program Specialist provides process-oriented operational support for engineering and program teams by maintaining Jira data quality, supporting workflow administration, and performing recurring coordination and reporting activities. This role is responsible for executing established procedures, processes, and guidelines to improve the consistency, accuracy, and timeliness of project and program tracking.The position focuses on standard work essential to day-to-day program operations, including ticket hygiene, status follow-up, reporting support, documentation upkeep, and coordination across stakeholders. The role serves as a steady full contributor who can manage a broad range of routine and moderately complex support activities with limited supervision. ResponsibilitiesMaintain Jira ticket hygiene by reviewing, updating, and correcting issues, fields, statuses, assignments, labels, and related metadata in accordance with defined standardsMonitor project and program tracking boards to identify missing, outdated, or inconsistent information and follow up with owners to ensure records remain currentSupport adherence to established workflow processes, intake procedures, and tracking conventions across teamsPerform recurring project and program coordination tasks, including status collection, progress tracking, follow-up on open actions, and support for regular operating rhythmsPrepare routine reports, dashboards, summaries, and status updates using Jira and other approved toolsAssist with reporting accuracy by validating data inputs, identifying discrepancies, and escalating issues when neededMaintain documentation, job aids, process instructions, templates, and reference materials related to project/program tracking and support activitiesProvide administrative and operational support for recurring reviews, planning cycles, team updates, and governance checkpointsRespond to standard requests related to Jira workflow support, tracking updates, and reporting needs within established guidelinesIdentify recurring process issues and recommend practical improvements to increase consistency, efficiency, and ease of useBuild effective working relationships with engineering managers, program leads, and other stakeholders to support smooth execution of routine workServe as a reliable resource for standard process questions and day-to-day support needs within the assigned areaExample DeliverablesClean and current Jira boards and issue recordsRecurring status summaries and reporting outputsFollow-up tracking for overdue updates or action itemsUpdated support documentation and process referencesConsistent execution of project/program support routinesScope and ImpactSupports the execution of established project and program processes.Contributes to improved data quality, reporting consistency, and operational follow-through.Helps reduce administrative burden on managers and team leads by owning recurring coordination and tracking tasks.Works primarily on standard assignments, applying established procedures and judgment within defined guidelines.Minimum Qualifications3+ years of experience in project support, program support, operations coordination, administrative operations, or a related business support roleExperience working with Jira or similar project/work management systemsExperience supporting recurring reporting, tracking, coordination, or workflow administration activitiesExperience maintaining dashboards, reports, or status summariesExperience supporting engineering, technical, product, or program organizationsStrong organizational skills and attention to detailStrong written and verbal communication skillsAbility to manage multiple recurring assignments and follow through consistentlyPreferred QualificationsExperience with Agile methodology, and scrum team best practicesFamiliarity with workflow administration, issue tracking conventions, and data quality practicesExperience creating or maintaining process documentation and job aidsExperience using collaboration and productivity tools such as Confluence, Slack, spreadsheets, and presentation toolsThe Ideal CandidateWorking knowledge of project/program support processes and proceduresAbility to identify and resolve standard issues using established protocols and guidanceAbility to manage a wide range of mostly standard work assignments with limited supervisionStrong follow-up skills and persistence in driving completion of routine updates and action itemsAbility to spot common data inconsistencies and process gapsGood judgment in escalating non-standard issues appropriatelyAbility to collaborate effectively with colleagues and supported teamsAbility to balance accuracy, timeliness, and service orientation in day-to-day support work-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Description du posteLe spécialiste de projet/programme apporte un soutien opérationnel axé sur les processus aux équipes d'ingénierie et de programme en veillant à la qualité des données Jira, en contribuant à la gestion des flux de travail et en effectuant des tâches récurrentes de coordination et de reporting. Ce poste consiste à mettre en œuvre les procédures, processus et directives établis afin d'améliorer la cohérence, la précision et la rapidité du suivi des projets et des programmes.Le poste se concentre sur les tâches standard essentielles au fonctionnement quotidien des programmes, notamment la gestion des tickets, le suivi des statuts, le soutien au reporting, la mise à jour de la documentation et la coordination entre les parties prenantes. Le titulaire de ce poste apporte une contribution constante et peut gérer un large éventail d’activités de soutien routinières et modérément complexes avec un encadrement limité.ResponsabilitésAssurer la gestion des tickets Jira en examinant, mettant à jour et corrigeant les tickets, les champs, les statuts, les affectations, les étiquettes et les métadonnées associées conformément aux normes définiesSurveiller les tableaux de suivi des projets et des programmes afin d’identifier les informations manquantes, obsolètes ou incohérentes, et assurer le suivi auprès des responsables pour garantir que les enregistrements restent à jourFavoriser le respect des processus de workflow, des procédures d’enregistrement et des conventions de suivi établis au sein des équipesEffectuer des tâches récurrentes de coordination des projets et des programmes, notamment la collecte des statuts, le suivi des progrès, le suivi des actions en cours et le soutien aux rythmes opérationnels réguliersPréparez des rapports de routine, des tableaux de bord, des synthèses et des mises à jour de statut à l'aide de Jira et d'autres outils approuvésContribuez à l'exactitude des rapports en validant les données saisies, en identifiant les divergences et en signalant les problèmes si nécessaireGérez la documentation, les outils de travail, les instructions de processus, les modèles et les documents de référence liés au suivi des projets/programmes et aux activités de soutienFournissez un soutien administratif et opérationnel pour les revues récurrentes, les cycles de planification, les mises à jour des équipes et les points de contrôle de gouvernanceRépondre aux demandes standard liées au soutien du workflow Jira, au suivi des mises à jour et aux besoins en matière de reporting, dans le respect des directives établiesIdentifier les problèmes récurrents liés aux processus et recommander des améliorations pratiques afin d’accroître la cohérence, l’efficacité et la facilité d’utilisationÉtablir des relations de travail efficaces avec les responsables d’ingénierie, les chefs de programme et les autres parties prenantes afin de faciliter l’exécution sans heurts des tâches courantesServir de ressource fiable pour les questions relatives aux processus standard et les besoins de soutien quotidiens au sein du domaine assignéExemples de livrablesTableaux Jira et fiches de tickets propres et à jourRésumés de statut récurrents et rapportsSuivi des mises à jour ou des actions en attenteDocumentation d'assistance et références de processus mises à jourExécution cohérente des routines de soutien aux projets/programmesPortée et impactSoutient l'exécution des processus établis pour les projets et les programmesContribue à l'amélioration de la qualité des données, de la cohérence des rapports et du suivi opérationnelContribue à réduire la charge administrative pesant sur les responsables et les chefs d’équipe en prenant en charge les tâches récurrentes de coordination et de suiviTravaille principalement sur des missions standard, en appliquant les procédures établies et en faisant preuve de discernement dans le respect des directives définiesQualifications minimalesAu moins 3 ans d’expérience dans le soutien de projets, le soutien de programmes, la coordination des opérations, les opérations administratives ou un rôle similaire de soutien aux activitésExpérience de l’utilisation de Jira ou de systèmes similaires de gestion de projets/travailExpérience dans le soutien d’activités récurrentes de reporting, de suivi, de coordination ou d’administration des flux de travailExpérience dans la gestion de tableaux de bord, de rapports ou de synthèses d’étatExpérience dans le soutien à des organisations d’ingénierie, techniques, de produits ou de programmesSolides compétences organisationnelles et souci du détailSolides compétences en communication écrite et oraleCapacité à gérer plusieurs missions récurrentes et à les mener à bien de manière cohérenteQualifications souhaitéesExpérience de la méthodologie Agile et des meilleures pratiques des équipes ScrumConnaissance de l’administration des flux de travail, des conventions de suivi des problèmes et des pratiques en matière de qualité des donnéesExpérience dans la création ou la mise à jour de la documentation des processus et des outils de travailExpérience dans l’utilisation d’outils de collaboration et de productivité tels que Confluence, Slack, les tableurs et les outils de présentationLe candidat idéalConnaissance pratique des processus et procédures de soutien aux projets/programmesCapacité à identifier et à résoudre les problèmes courants en utilisant les protocoles et les directives établisCapacité à gérer un large éventail de tâches, pour la plupart courantes, avec un encadrement limitéSolides compétences en matière de suivi et persévérance pour mener à bien les mises à jour de routine et les actions à entreprendreCapacité à repérer les incohérences courantes dans les données et les lacunes dans les processusBon jugement pour escalader de manière appropriée les problèmes non standardCapacité à collaborer efficacement avec les collègues et les équipes soutenuesCapacité à trouver un équilibre entre précision, rapidité et orientation vers le service dans le travail de soutien quotidienLearn More / Plus d'informationAbout Autodesk / À propos d’AutodeskWelcome to Autodesk! Amazing things are created every day with our software – from the greenest buildings and cleanest cars to the smartest factories and biggest hit movies. We help innovators turn their ideas into reality, transforming not only how things are made, but what can be made.We take great pride in our culture here at Autodesk – it’s at the core of everything we do. Our culture guides the way we work and treat each other, informs how we connect with customers and partners, and defines how we show up in the world.When you’re an Autodesker, you can do meaningful work that helps build a better world designed and made for all. Ready to shape the world and your future? Join us!Bienvenue chez Autodesk ! Nos logiciels créent chaque jour des choses extraordinaires : des bâtiments les plus écologiques aux voitures les plus propres, en passant par les usines les plus intelligentes et les films à succès. Nous aidons les innovateurs à concrétiser leurs idées, transformant non seulement la façon dont les choses sont fabriquées, mais aussi ce qui peut l’être. Nous sommes très fiers de notre culture chez Autodesk ; elle est au cœur de tout ce que nous faisons. Notre culture guide notre façon de travailler et de nous comporter les uns envers les autres, influence nos interactions avec nos clients et nos partenaires, et définit notre image au monde. En tant qu’Autodeskien, vous pouvez accomplir un travail significatif qui contribue à bâtir un monde meilleur, conçu et réalisé pour tous. Prêt à façonner le monde et votre avenir ? Rejoignez-nous !Salary transparency / Transparence salarialeSalary is one part of Autodesk’s competitive compensation package. Offers are based on the candidate’s experience and geographic location. In addition to base salaries, our compensation package may include annual cash bonuses, commissions for sales roles, stock grants, and a comprehensive benefits package.Le salaire est l'un des éléments du programme de rémunération concurrentiel d'Autodesk. Pour les postes basés au Canada (Colombie-Britannique), nous proposons un salaire de base compris entre X et X dollars. Les offres sont basées sur l'expérience et la situation géographique du candidat et peuvent dépasser cette fourchette. En plus du salaire de base, notre programme de rémunération peut inclure des primes annuelles en espèces, des commissions pour les postes commerciaux, des attributions d'actions et un ensemble complet d'avantages sociaux.Diversity & Belonging / Diversité et appurtenanceWe take pride in cultivating a culture of belonging where everyone can thrive. Learn more here: https://www.autodesk.com/company/diversity-and-belongingNous sommes fiers de cultiver une culture d’appartenance où chacun peut s’épanouir. Pour en savoir plus, cliquez ici : https://www.autodesk.com/company/diversity-and-belongingAre you an existing contractor or consultant with Autodesk? Êtes-vous un sous-traitant ou un consultant existant d’Autodesk ?Please search for open jobs and apply internally (not on this external site).Veuillez rechercher des emplois vacants et postuler à l’interne (pas sur ce site externe).

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